Nummen Kipinä ry rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.

Nummen Kipinä ry

Varttilantie 239, 09810 Nummi

050 5948738

nummenkipina1912@gmail.com

Y-tunnus 2268037-7

Seuran puheenjohtaja: Marko Sairasalo

Rekisterin sisältö

Rekisterissä käsitellään Nummen Kipinä ry:n jäsenten ja sen entisten jäsenten, toimintaan osallistuvien henkilöiden, toimihenkilöiden, yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden (puheenjohtaja, johtokunta sekä johtokunnan varajäsenet) ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Nummen Kipinä ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa

• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet

• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen

• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden osalta Nummen Kipinä ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Nummen Kipinä ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Nummen Kipinä ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka

• Alaikäisen jäsenen osalta

• Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja

palveluiden käyttöön liittyen

• Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot

• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

• Laskuihin liittyvät tiedot

• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Nummen Kipinä ry:lle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Nummen Kipinä ry käyttää ulkoisia palveluntarjoajia (kuten Suomisport), joiden avulla Nummen Kipinä ry hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää. Kilpaileminen SUL:n alaisissa virallisissa kilpailuissa vaatii aina kilpailulisenssin. Lisenssin saaminen vaatii tarpeellisten henkilötietojen luovutusta SUL:n käyttöön lisenssirekisterissä, Kilpailukalenteri.fi -ilmoittautumisjärjestelmässä, Tuloslista.com-tulospalvelujärjestelmässä ja Tilastopaja.fi:n tilastoissa.

Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on Nummen Kipinä ry:n jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään yhden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Henkilötietoja voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Nummen Kipinä ry:n sopimusvelvoitteet kolmansia (ulkoiset palveluntarjoajat) kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Toimihenkilöiden ja luottamushenkilöiden henkilötietoja säilytetään yhden vuoden ajan sopimuksen päättymisen jälkeen.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti selosteen alussa mainitulle yhteyshenkilölle. Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Laadittu 29.4.2025